Один из случаев, наиболее ярко показывающих преимущество базы данных перед простой электронной таблицей, связан с отчетами по работе приёмной депутатской группы. Все обращения граждан фиксируются в журнале депутатами и их помощниками. В конце квартала требуется создать отчет о приёме граждан, в котором подсчитывается количество обращений по каждой теме (спорт, образование, водоснабжение, жилищный вопрос, пенсии и т. д.) и по итогам рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано).

Изначально эти отчеты готовились в программе MS Excel, что обеспечивало предельную простоту работы. В файле заводили по отдельному листу для округа каждого из двенадцати депутатов района, и ещё один лист для общей итоговой таблицы всего округа. Это для одного квартала. Но такие же отчеты требовались за полугодье и за год. Первый раз это вылилось в груду распечаток, которыми сотрудники аналитического отдела застелили пол, а затем, отлавливая в них цыфры за четыре квартала по каждой теме, составляли итоговую таблицу.

Я решил сделать простенькую базу данных, которая будет заносить все цифры в единую таблицу, а потом формировать выборку для произвольного количества отчётных периодов. Отчет можно получить как по каждому депутату, так и по общим итогам. Чтобы базой данных могли пользоваться люди, не имеющие очень больших навыков работы на компьютере, я разработал интерфейс, в точности повторяющий структуру печатного документа.