Общие положения Программный продукт «АлкоДекларант» предназначен для накопления информации об обороте алкогольной продукции предприятиями розничной торговли и формирования отчетов в бумажном и электронном виде с целью предоставления их в контролирующий орган (госалкогольинспекцию) в соответствии с законом о декларировании алкогольной продукции. Программный продукт позволяет работать одновременно с несколькими декларантами и корректно обрабатывать информацию, относящуюся к разным отчетным периодам. Информация в контролирующий орган должна предоставляться в виде печатных документов формы № 1 и формы № 2 или соответствующих электронных аналогов в формате DBF.

Первое знакомство с программой В верхней части окна программы имеется раскрывающийся список декларантов. Основное пространство окна содержит набор из трёх вкладок (рис. 1). Если в базе данных нет ни одного декларанта, то набор вкладок становится доступным только после добавления декларанта. Вкладка Розничная продажа позволяет работать с информацией о динамике запасов каждого вида алкогольной продукции в течение отчетного периода. На этой вкладке формируется отчет по форме № 1. На вкладка Учет поставок вводится информация о товарных накладных. На основе этой информации формируется отчет по форме № 2. И ещё одна вкладка Анкета предназначена для просмотра и редактирования сведений о декларанте. Сразу перед началом работы стоит заполнить начальную и конечную дату отчетного периода. Для этого дайте из главного меню команду Фильтр по дате>Определить интервал видимости. Чтобы увидеть все записи декларанта нужно просто сбросить флажок в верхней части окна. Добавление нового декларанта Чтобы добавить нового декларанта нажмите кнопку Добавить Декларанта справа от раскрывающегося списка декларантов в верхней части главной формы. Появится окно ввода информации о декларанте, показанное на рис. 2. На этой вкладке можно ввести только самую важную информацию: ИНН и Название, а остальную информацию можно ввести на вкладке Анкета главной формы. Если на этой вкладке изменить Название предприятия, то для того чтобы оно изменилось в раскрывающимся списке декларантов нужно нажать кнопку Обновить Форму на вкладке Анкета. Под Контактным лицом понимается сотрудник, ответственный за подачу сведений по декларированию. В графы Начальной и Конечной даты следует занести даты, в течение которых лицензия предприятия действительна. В графу Количество объектов нужно внести количество территориально обособленных торговых точек предприятия.     Вкладка Розничная продажа Вкладка Розничная продажа своим внешним видом полностью соответствует печатной форме и в особых комментариях не нуждается. Виды алкогольной продукции выбираются из раскрывающегося списка в каждой строке, а сумма по каждму столбцу выводится внизу. Значения в столбце Остаток на конец периода вычисляются автоматически. Графа Дата Записи необходима при фильтрации и формировании отчетов, по умолчанию её значение равно последней дате отчетного периода – определяется командой Фильтр по дате>Определить интервал видимости. Две кнопки внизу служат для формирования отчета в бумажном – кнопка с пиктограммой листа и лупы, или электронном виде – кнопка Сохранить таблицу в файле. Две точно такие же кнопки есть и на второй вкладке. Вкладка Учет поставок По сути, вкладка Учет поставок повторяет структуру товарной накладной. Поставщика можно выбрать по имени, или использовать поле ИНН Поставщика, которое может находить соответствие по не полностью введенному номеру. Поле Вид деятельности служит для уточнения филиала предприятия. Например, в базе есть сведения о двух филиалах «Брянскспиртпром» с видами деятельности «зхп» и «лв,вн». Главное при работе с цифрами – это иметь возможность быстро проконтролировать правильность их ввода. Снизу от подчиненной таблицы располагается поле Сумма по накладной. Если в оригинале документа был указан суммарный литраж, то остаётся лишь проверить, совпадает ли с ним эта цыфра. Некоторые поставщики сами составляют для получателя отчет по поставкам своей продукции. Для проверки правильности ввода таких отчетов, полученных от нескольких поставщиков, используйте флажок Фильтровать по поставщику. В этом случае при нажатии на кнопку печатной формы отчета система выдаст итоги только по поставщику текущей накладной.

Подготовка отчетов и другие возможности системы Чтобы получить печатную форму отчета, нужно нажать кнопку с изображением бумажного листа в левой нижней части формы. Для выгрузки электронных отчетов в формате DBF служит кнопка с надписью Сохранить таблицу в файле. При этом в появившемся диалоговом окне можно отредактировать начальную и конечную дату. По умолчанию берётся начальная и конечная дата, которые были установлены командой главного меню Фильтр по дате>Определить интервал видимости. Отчеты выгружаются в соответствующую клиенту подпапку в папке /dbf. Кавычки и другие недопустимые в названии файла символы система удаляет из строки сама. Например /dbf/ООО Первый в мире/. Для систематизации работы с клиентской базой служат команды группы главного меню Клиенты. Пункт Телефоны клиентов выдаёт список с адресами и телефонами клиентов. Пункт Реестр выдаёт таблицу с ИНН и номерами лицензий, которая предоставляется в алкогольную инспекцию вместе с отчетами. Пункт График полезен для предприятий с большой клиентской базой. Он просто выводит табель, в котором можно будет отмечать галочкой, за какой месяц квартала клиенты уже предоставили сведения. Пункт Выгрузка всех отчетов выгружает в папку /dbf отчеты всех клиентов по первой и второй форме. На главной форме также присутствует кнопка Импорт клиентов. С её помощью можно переносить клиентов и всю связанную с ними информацию из другой базы данных с такой же структурой. При нажатии на эту кнопку появляется стандартный диалог выбора файла. После того, как файл выбран, появляется список имеющихся в нём клиентов, в котором необходимо выделить тех, кто должен быть скопирован в текущую базу.